Guía de las etapas del proceso inmobiliario

Guía de las etapas del proceso inmobiliario

¿Qué es una tubería inmobiliaria?

Un proyecto es la secuencia de etapas antes, durante y después de la venta de una propiedad. A partir de esta idea tan sencilla, se puede gestionar con precisión la dirección y la productividad de una empresa inmobiliaria.

Por qué utilizar una red inmobiliaria

Los sistemas de gestión de contactos más eficaces en el sector inmobiliario utilizan todos ellos canalizaciones.

Los pipelines son una forma eficaz de visualizar, motivar, gestionar e informar sobre los procesos de muchos tipos de negocio, y el inmobiliario no es una excepción. En última instancia, las canalizaciones permitirán cerrar más operaciones en menos tiempo y por menos dinero.

Los pipelines pueden utilizarse para reflejar la mayoría de los procesos de su empresa. Aunque se suele utilizar para visualizar el embudo de ventas, los mismos principios pueden aplicarse a los procesos de marketing inmobiliario, la gestión de las transacciones y la posventa.

Las canalizaciones se utilizan para garantizar una calidad de servicio coherente en toda la organización inmobiliaria, proporcionando el marco de procesos empresariales para el cumplimiento de la certificación de calidad y para la reingeniería de procesos.

En resumen, los pipelines son una herramienta inestimable para entender su negocio inmobiliario, tomar el control del mismo y perfeccionarlo para cumplir sus objetivos con procesos ágiles y coherentes.

¿Qué es lo que se mueve en una tubería inmobiliaria?

La respuesta popular es «Tratos" pero en un sistema como Respacio, también se pueden mover «Flujos de Trabajo" a través de un pipeline. Es importante entender la diferencia antes de empezar a considerar el diseño de una tubería.

Un acuerdo sobre el oleoducto

El Respacio trata cualquier propiedad de requisito que tenga un contacto como un Trato. Así que si un contacto quiere una casa de 2 dormitorios, ese requisito se convierte en un trato. Esa oferta describe la propiedad que quieren y dentro de la oferta el sistema filtra las propiedades y le permite enviarlas al cliente, crear listas cortas y programar eventos como tareas futuras, visitas, llamadas, etc.

Un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es como un acuerdo pero no tiene un requisito de propiedad. Puede añadir un flujo de trabajo a un contacto y luego poner ese flujo de trabajo en una canalización. Supongamos que quiere realizar una campaña de marketing de nicho dirigida a sus contactos que juegan al golf. Seleccionarías el grupo «Golfista" que habías configurado y añadirías un flujo de trabajo a todos los contactos de este grupo. A continuación, los añadirá a su «Campaña de Golf" y estos contactos podrán ser procesados.

Diseño de tuberías para el sector inmobiliario

Para diseñar con éxito las tuberías de un negocio inmobiliario, no es necesario ser un experto en ingeniería de procesos de negocio, pero sí hay que entender cómo funciona la empresa y trabajar estrechamente con los compañeros para comprender qué es lo que hacen todo el día para entenderlo en detalle.

¿Qué tuberías debe diseñar?

Cuáles y cuántas tuberías se diseñan tienen mucho que ver con su organización, su estructura y los procesos que se llevan a cabo. Cuanto más pequeña sea la empresa, menos tuberías necesitará. A continuación enumeramos las consideraciones más importantes que debe tener en cuenta.

Diseño de tuberías al implementar un nuevo CRM inmobiliario

Una parte importante de cualquier implementación de software es conseguir la aceptación y el compromiso de su equipo, y cuanto menos cambie sus procesos al principio, más fácil será conseguirlo.

Por lo tanto, si está diseñando una canalización porque su organización está implantando un nuevo software, diseñe canalizaciones que describan sus procesos actuales y la estructura de la empresa en lugar de reinventar la rueda.

Una canalización inmobiliaria eficaz fusiona con éxito el nuevo software de gestión de contactos y los procesos empresariales existentes.

Diseño para reflejar la estructura de la empresa

Algunos proyectos inmobiliarios pueden abarcar dos departamentos de su organización. Por ejemplo, un promotor inmobiliario comercial puede tener un departamento de televenta de salida y otro departamento que se encargue de la venta final.

En esta estructura es mejor diseñar dos conductos separados, ya que hace que los informes sean más limpios y crea una división transparente de las responsabilidades entre los departamentos.

Diseño de tuberías en función de las puntuaciones

En algunos casos, es posible que desee diseñar conductos separados basados en una puntuación de calidad dada a un cliente potencial. Esto puede ser tan sencillo como crear una canalización separada para los clientes potenciales de una fuente concreta.

Por ejemplo, si ves que los clientes potenciales de Facebook son de menor calidad que los de tu propio sitio web, podrías ponerlos en una línea de producción que incluya la precalificación.

Diseñar canales separados para los idiomas

Si su organización trata con clientes multilingües y mantiene correspondencia con ellos en sus propios idiomas, entonces tiene sentido crear conductos separados para cada idioma. Un ejemplo en el que esto es útil es una campaña de goteo por correo electrónico, puede utilizar las plantillas adecuadas. Otra podría ser simplemente que las diferencias culturales entre las nacionalidades requieren procesos ligeramente diferentes.

Compartir la tubería de diseño y la privacidad

No todo el personal tiene que ver necesariamente todos los pipelines de la empresa, o las operaciones/flujos de trabajo de sus colegas dentro de un pipeline compartido.

Las leyes regionales, como el GDPR en Europa, pueden definir algunas de las normas de privacidad e intercambio. Por ejemplo, si un departamento de postventa maneja información financiera de contactos sensibles a través de un pipeline de transacciones, entonces el acceso a ese pipeline debe estar restringido a ciertos usuarios que pueden ser agregados a un equipo de privacidad.

Un equipo de asesores de ventas puede utilizar el mismo pipeline de ventas pero puede estar restringido a ver sólo sus propias operaciones y no las de sus compañeros. Su director de ventas puede necesitar ver todas sus ofertas.

Cuando se diseña el pipeline, hay que tener en cuenta quién puede ver el pipeline y, dentro del pipeline, quién puede ver las ofertas de los demás.

Integración de tuberías

A medida que una operación o un flujo de trabajo avanza por las etapas de un pipeline, sus procesos pueden llegar a un punto en el que divergen. En ese caso, deberá crear una segunda tubería para cumplir las condiciones divergentes.

Por ejemplo, tiene una etapa de envío de un correo electrónico. Si le contestan, pasará a la siguiente fase del proceso. Si no lo hacen, es posible que desee moverlos a otra tubería. Un usuario puede mover libremente las operaciones entre las tuberías a las que tiene acceso.

Los objetivos son motivadores

Es natural que todos nosotros sintamos una sensación de logro a medida que avanzamos en las operaciones y los flujos de trabajo a través de las etapas de un pipeline. Por lo tanto, hay que tener en cuenta su valor motivador a la hora de diseñar las líneas de producción, sobre todo en entornos competitivos. Las etapas del pipeline pueden utilizarse como herramientas eficaces para motivar a los equipos y a los individuos en la consecución de sus objetivos.

La tubería final

En el sistema Respacio, se selecciona un pipeline como pipeline final, y éste es el pipeline en el que se marca una operación como «Ganada".

Diseño de las etapas de la tubería

Las etapas del pipeline representan los pasos cronológicos de un acuerdo o flujo de trabajo que se mueve a través del pipeline. En cualquier momento de la tramitación, una operación puede desviarse a otra tramitación.

Las etapas dentro del pipeline pueden representar la fase en la que se encuentra un contacto en el pipeline de ventas, una lista de tareas o algo tan simple como un correo electrónico que hay que enviar.

Cada etapa es un punto de información estadística en el sistema. Por ejemplo, podría querer saber cuántas operaciones pasan de que un contacto reciba los detalles de la propiedad a que realmente concierte una cita para ver las propiedades. Por lo tanto, crearía una etapa de filtración y una etapa de visualización en su canal de ventas.

En una tubería de transacción, una etapa podría representar una lista de tareas que deben realizarse. Esta lista de comprobación puede incluir tareas como la carga de documentos, el envío de correos electrónicos, la adición de datos al sistema o cualquier otra cosa que deba hacerse en esta fase del proceso.

Ejemplos de conductos inmobiliarios

Canalización de las ventas inmobiliarias

Su canal de ventas puede ser un simple canal único o puede dividirlo. Si tiene un equipo de ventas de salida, entonces pueden tener un proceso distinto, y los clientes potenciales entrantes pueden ser tratados de una manera diferente o manejados de manera diferente dependiendo de cómo se ha anotado el acuerdo. También es posible que tenga diferentes canales para tratar los idiomas de sus contactos.

  • Ventas
  • Prospección saliente
  • Clientes potenciales entrantes
    • Por puntuación
  • Idiomas

Tuberías de comercialización

Los departamentos de marketing pueden utilizar las canalizaciones de varias maneras. Por ejemplo, si se descubre que los clientes potenciales se «filtran" y se pierden en un determinado canal de ventas, o en una etapa del mismo, los contactos asociados pueden exportarse a una plataforma como Facebook y enviarse publicidad de marca específica.

Los departamentos de marketing también pueden tener sus propios canales de distribución. Por ejemplo, una canalización de carteras que podría utilizarse para obtener nuevos listados de carteras de los contactos que poseen propiedades del tipo de destino en el sistema. En otro caso, una campaña de marketing podría dirigirse a antiguos contactos o a tratos fríos, con el fin de extraer cualquier negocio potencial.

  • Cartera
  • Tratos / contactos en frío
  • Intervención comercial en los conductos existentes

Tuberías de transacciones

Los flujos de transacciones varían enormemente entre los distintos tipos de empresas. Para un promotor inmobiliario que recibe pagos en diferentes etapas de la construcción y que requiere que los clientes seleccionen los accesorios, esto puede ser un proceso bastante intrincado. Por el contrario, un agente que no participe en el proceso de transmisión de la propiedad puede no necesitarlo en absoluto, o simplemente tener una pequeña reserva para la fase posterior a la oferta.

  • Nuevos desarrollos
  • Etapa posterior a la oferta

Tuberías de postventa

Cualquier buen agente inmobiliario tendrá negocios repetidos, ya que los compradores acaban convirtiéndose en vendedores y luego en compradores de nuevo. Por lo tanto, un pipeline de postventa es útil para gestionar esto. Es posible que algunos de sus contactos hayan comprado propiedades de la competencia, y el conocimiento de esto puede ayudar en el futuro cuando busque una cartera de inmuebles en su zona.

  • Propietarios a los que ha vendido
  • Otros propietarios

Informes sobre tuberías

Si ha configurado bien los pipelines, los datos que verá en su módulo de informes de pipelines le darán una visión de su negocio que antes era inalcanzable.

Tendrá el control de su negocio, proyecciones precisas de las ventas futuras y datos para la previsión de la tesorería. Podrá profundizar en el análisis del rendimiento de cada usuario, identificar las áreas en las que se necesita formación, perfeccionar los procesos, introducir automatizaciones, aumentar el rendimiento de las ventas y, en última instancia, aumentar los beneficios y la sostenibilidad de su negocio.