Guía de las etapas del proceso inmobiliario

Guía de las etapas del proceso inmobiliario

¿Qué es una tubería inmobiliaria?

Un proyecto es la secuencia de etapas antes, durante y después de la venta de una propiedad. A partir de esta idea tan sencilla, se puede gestionar con precisión la dirección y la productividad de una empresa inmobiliaria.

Por qué utilizar una red inmobiliaria

Los sistemas de gestión de contactos más eficaces en el sector inmobiliario utilizan todos ellos canalizaciones.

Los pipelines son una forma eficaz de visualizar, motivar, gestionar e informar sobre los procesos de muchos tipos de negocio, y el inmobiliario no es una excepción. En última instancia, las canalizaciones permitirán cerrar más operaciones en menos tiempo y por menos dinero.

Los pipelines pueden utilizarse para reflejar la mayoría de los procesos de su empresa. Aunque se suele utilizar para visualizar el embudo de ventas, los mismos principios pueden aplicarse a los procesos de marketing inmobiliario, la gestión de las transacciones y la posventa.

Las canalizaciones se utilizan para garantizar una calidad de servicio coherente en toda la organización inmobiliaria, proporcionando el marco de procesos empresariales para el cumplimiento de la certificación de calidad y para la reingeniería de procesos.

En resumen, los pipelines son una herramienta inestimable para entender su negocio inmobiliario, tomar el control del mismo y perfeccionarlo para cumplir sus objetivos con procesos ágiles y coherentes.

¿Qué es lo que se mueve en una tubería inmobiliaria?

La respuesta popular es «Tratos" pero en un sistema como Respacio, también se pueden mover «Flujos de Trabajo" a través de un pipeline. Es importante entender la diferencia antes de empezar a considerar el diseño de una tubería.

Un acuerdo sobre el oleoducto

El Respacio trata cualquier propiedad de requisito que tenga un contacto como un Trato. Así que si un contacto quiere una casa de 2 dormitorios, ese requisito se convierte en un trato. Esa oferta describe la propiedad que quieren y dentro de la oferta el sistema filtra las propiedades y le permite enviarlas al cliente, crear listas cortas y programar eventos como tareas futuras, visitas, llamadas, etc.

Un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es como un acuerdo pero no tiene un requisito de propiedad. Puede añadir un flujo de trabajo a un contacto y luego poner ese flujo de trabajo en una canalización. Supongamos que quiere realizar una campaña de marketing de nicho dirigida a sus contactos que juegan al golf. Seleccionarías el grupo «Golfista" que habías configurado y añadirías un flujo de trabajo a todos los contactos de este grupo. A continuación, los añadirá a su «Campaña de Golf" y estos contactos podrán ser procesados.

Diseño de tuberías para el sector inmobiliario

Para diseñar con éxito las tuberías de un negocio inmobiliario, no es necesario ser un experto en ingeniería de procesos de negocio, pero sí hay que entender cómo funciona la empresa y trabajar estrechamente con los compañeros para comprender qué es lo que hacen todo el día para entenderlo en detalle.

¿Qué tuberías debe diseñar?

Cuáles y cuántas tuberías se diseñan tienen mucho que ver con su organización, su estructura y los procesos que se llevan a cabo. Cuanto más pequeña sea la empresa, menos tuberías necesitará. A continuación enumeramos las consideraciones más importantes que debe tener en cuenta.

Diseño de tuberías al implementar un nuevo CRM inmobiliario

Una parte importante de cualquier implementación de software es conseguir la aceptación y el compromiso de su equipo, y cuanto menos cambie sus procesos al principio, más fácil será conseguirlo.

Por lo tanto, si está diseñando una canalización porque su organización está implantando un nuevo software, diseñe canalizaciones que describan sus procesos actuales y la estructura de la empresa en lugar de reinventar la rueda.

Una canalización inmobiliaria eficaz fusiona con éxito el nuevo software de gestión de contactos y los procesos empresariales existentes.

Diseño para reflejar la estructura de la empresa

Algunos proyectos inmobiliarios pueden abarcar dos departamentos de su organización. Por ejemplo, un promotor inmobiliario comercial puede tener un departamento de televenta de salida y otro departamento que se encargue de la venta final.

En esta estructura es mejor diseñar dos conductos separados, ya que hace que los informes sean más limpios y crea una división transparente de las responsabilidades entre los departamentos.

Diseño de tuberías en función de las puntuaciones

En algunos casos, es posible que desee diseñar conductos separados basados en una puntuación de calidad dada a un cliente potencial. Esto puede ser tan sencillo como crear una canalización separada para los clientes potenciales de una fuente concreta.

Por ejemplo, si ves que los clientes potenciales de Facebook son de menor calidad que los de tu propio sitio web, podrías ponerlos en una línea de producción que incluya la precalificación.

Diseñar canales separados para los idiomas

Si su organización trata con clientes multilingües y mantiene correspondencia con ellos en sus propios idiomas, entonces tiene sentido crear conductos separados para cada idioma. Un ejemplo en el que esto es útil es una campaña de goteo por correo electrónico, puede utilizar las plantillas adecuadas. Otra podría ser simplemente que las diferencias culturales entre las nacionalidades requieren procesos ligeramente diferentes.

Compartir la tubería de diseño y la privacidad

No todo el personal tiene que ver necesariamente todos los pipelines de la empresa, o las operaciones/flujos de trabajo de sus colegas dentro de un pipeline compartido.

Las leyes regionales, como el GDPR en Europa, pueden definir algunas de las normas de privacidad e intercambio. Por ejemplo, si un departamento de postventa maneja información financiera de contactos sensibles a través de un pipeline de transacciones, entonces el acceso a ese pipeline debe estar restringido a ciertos usuarios que pueden ser agregados a un equipo de privacidad.

Un equipo de asesores de ventas puede utilizar el mismo pipeline de ventas pero puede estar restringido a ver sólo sus propias operaciones y no las de sus compañeros. Su director de ventas puede necesitar ver todas sus ofertas.

Cuando se diseña el pipeline, hay que tener en cuenta quién puede ver el pipeline y, dentro del pipeline, quién puede ver las ofertas de los demás.

Integración de tuberías

A medida que una operación o un flujo de trabajo avanza por las etapas de un pipeline, sus procesos pueden llegar a un punto en el que divergen. En ese caso, deberá crear una segunda tubería para cumplir las condiciones divergentes.

Por ejemplo, tiene una etapa de envío de un correo electrónico. Si le contestan, pasará a la siguiente fase del proceso. Si no lo hacen, es posible que desee moverlos a otra tubería. Un usuario puede mover libremente las operaciones entre las tuberías a las que tiene acceso.

Los objetivos son motivadores

Es natural que todos nosotros sintamos una sensación de logro a medida que avanzamos en las operaciones y los flujos de trabajo a través de las etapas de un pipeline. Por lo tanto, hay que tener en cuenta su valor motivador a la hora de diseñar las líneas de producción, sobre todo en entornos competitivos. Las etapas del pipeline pueden utilizarse como herramientas eficaces para motivar a los equipos y a los individuos en la consecución de sus objetivos.

La tubería final

En el sistema Respacio, se selecciona un pipeline como pipeline final, y éste es el pipeline en el que se marca una operación como «Ganada".

Diseño de las etapas de la tubería

Las etapas del pipeline representan los pasos cronológicos de un acuerdo o flujo de trabajo que se mueve a través del pipeline. En cualquier momento de la tramitación, una operación puede desviarse a otra tramitación.

Las etapas dentro del pipeline pueden representar la fase en la que se encuentra un contacto en el pipeline de ventas, una lista de tareas o algo tan simple como un correo electrónico que hay que enviar.

Cada etapa es un punto de información estadística en el sistema. Por ejemplo, podría querer saber cuántas operaciones pasan de que un contacto reciba los detalles de la propiedad a que realmente concierte una cita para ver las propiedades. Por lo tanto, crearía una etapa de filtración y una etapa de visualización en su canal de ventas.

En una tubería de transacción, una etapa podría representar una lista de tareas que deben realizarse. Esta lista de comprobación puede incluir tareas como la carga de documentos, el envío de correos electrónicos, la adición de datos al sistema o cualquier otra cosa que deba hacerse en esta fase del proceso.

Ejemplos de conductos inmobiliarios

Canalización de las ventas inmobiliarias

Su canal de ventas puede ser un simple canal único o puede dividirlo. Si tiene un equipo de ventas de salida, entonces pueden tener un proceso distinto, y los clientes potenciales entrantes pueden ser tratados de una manera diferente o manejados de manera diferente dependiendo de cómo se ha anotado el acuerdo. También es posible que tenga diferentes canales para tratar los idiomas de sus contactos.

  • Ventas
  • Prospección saliente
  • Clientes potenciales entrantes
    • Por puntuación
  • Idiomas

Tuberías de comercialización

Los departamentos de marketing pueden utilizar las canalizaciones de varias maneras. Por ejemplo, si se descubre que los clientes potenciales se «filtran" y se pierden en un determinado canal de ventas, o en una etapa del mismo, los contactos asociados pueden exportarse a una plataforma como Facebook y enviarse publicidad de marca específica.

Los departamentos de marketing también pueden tener sus propios canales de distribución. Por ejemplo, una canalización de carteras que podría utilizarse para obtener nuevos listados de carteras de los contactos que poseen propiedades del tipo de destino en el sistema. En otro caso, una campaña de marketing podría dirigirse a antiguos contactos o a tratos fríos, con el fin de extraer cualquier negocio potencial.

  • Cartera
  • Tratos / contactos en frío
  • Intervención comercial en los conductos existentes

Tuberías de transacciones

Los flujos de transacciones varían enormemente entre los distintos tipos de empresas. Para un promotor inmobiliario que recibe pagos en diferentes etapas de la construcción y que requiere que los clientes seleccionen los accesorios, esto puede ser un proceso bastante intrincado. Por el contrario, un agente que no participe en el proceso de transmisión de la propiedad puede no necesitarlo en absoluto, o simplemente tener una pequeña reserva para la fase posterior a la oferta.

  • Nuevos desarrollos
  • Etapa posterior a la oferta

Tuberías de postventa

Cualquier buen agente inmobiliario tendrá negocios repetidos, ya que los compradores acaban convirtiéndose en vendedores y luego en compradores de nuevo. Por lo tanto, un pipeline de postventa es útil para gestionar esto. Es posible que algunos de sus contactos hayan comprado propiedades de la competencia, y el conocimiento de esto puede ayudar en el futuro cuando busque una cartera de inmuebles en su zona.

  • Propietarios a los que ha vendido
  • Otros propietarios

Informes sobre tuberías

Si ha configurado bien los pipelines, los datos que verá en su módulo de informes de pipelines le darán una visión de su negocio que antes era inalcanzable.

Tendrá el control de su negocio, proyecciones precisas de las ventas futuras y datos para la previsión de la tesorería. Podrá profundizar en el análisis del rendimiento de cada usuario, identificar las áreas en las que se necesita formación, perfeccionar los procesos, introducir automatizaciones, aumentar el rendimiento de las ventas y, en última instancia, aumentar los beneficios y la sostenibilidad de su negocio.


Gestión de Tareas Inmobiliarias y Calendario

El módulo de tareas y calendario sirve para programar su trabajo, establecer recordatorios y asignar tiempos máximos de reunión. Todas las entradas se llaman actividad y, cada una de estas, tiene un número determinado de campos dentro para poder llevar a cabo su gestión de tareas inmobiliarias con una interfaz simple.

Todos los eventos pueden tener uno o más usuarios seleccionados y dichos eventos se mostrarán en el calendario o en la lista de tareas de cada usuario. Los eventos mostrados en este módulo también se mostrarán en las pestañas de Administración de propiedades y de Administración de contactos si están asociadas con el evento. Por ejemplo, usted puede crear un futuro evento para mostrar una propiedad a un contacto. Por ejemplo, usted puede crear un futuro evento para mostrar una propiedad a un contacto. Ese evento se mostrará en su calendario y también en la pestaña de eventos de la propiedad y del contacto.

Los eventos se sincronizan con la cuenta G Suite de su empresa, por lo que también se mostrarán en su calendario de Google, serán fáciles de ver en su móvil y harán que la gestión de sus tareas inmobiliarias sea simple y flexible.

Usted puede definir los tipos de eventos en el módulo maestro para asegurarse de que su gestión de tareas inmobiliarias está en consonancia con los procesos de trabajo de su empresa. Cualquier evento tiene un número diferente de campos disponibles. Puede seleccionar usuarios, contactos, propiedades, tipo de actividad y fecha. El tema y las notas son campos de texto libre. A continuación, seleccione una hora de inicio y fin y, si es necesario, agregue también la prioridad y el estado. El estado de una actividad puede ser: no completada, en curso, completada o cualquier otro estado que desee establecer en el módulo general.

Hay dos pestañas en el módulo de gestión de tareas inmobiliarias, un calendario y una lista de tareas.

Calendario

La pestaña calendario muestra un calendario tradicional que se puede cambiar para mostrar el día, la semana o el mes. Al hacer clic en una hora, se activa una ventana emergente para agregar una nueva actividad. Por defecto, el calendario muestra actividades que requieren presencia física, tales como una reunión o una visita, pero usted puede seleccionar cualquier tipo de actividad para que se muestre en este formato.

Puede cambiar los calendarios para ver los de sus compañeros, permitiéndole saber cuando estarán disponibles y reservar una reunión en su nombre, por ello el software de gestión de tareas inmobiliarias Respacio es ideal para equipos ajetreados. También puede configurar calendarios para cualquier propósito, por ejemplo, puede configurar un calendario para una sala de reuniones, lo que permitirá a los usuarios reservar el espacio y ver cuándo estará disponible.

Lista de Tareas

De forma predeterminada, la lista de tareas muestra todos los demás eventos asociados con un usuario y se puede filtrar por tipo de evento. Por ejemplo, si ha configurado llamadas de seguimiento o recordatorios para enviar correos electrónicos, estos se mostrarán en una lista aquí.

El módulo de gestión de tareas inmobiliarias es muy flexible. Usted puede filtrar la lista de tareas para mostrar todos los eventos o cualquier combinación de tipos de actividades. Por ejemplo, puede filtrarla para mostrar las llamadas de seguimiento programadas para un determinado día. Cada actividad mostraría la persona de contacto, el asunto y cualquier nota que usted haya escrito. También puede filtrar la lista para mostrar las llamadas que todavía tiene que hacer o que ya haya hecho y filtrar por prioridad para que pueda ver primero las tareas de alta prioridad.

Usted puede ver las listas de actividades de otros usuarios y agregar eventos en su nombre, por lo que el software de gestión de tareas inmobiliarias Respacio es perfecto para trabajar en equipos.

Software para emails inmobiliarios

El módulo de emails de Respacio proporciona un potente software de correo electrónico para agentes inmobiliarios permitiéndole enviar y recibir emails directamente desde dentro del sistema

Registro de emails de contactos y propiedades

Si llega un correo electrónico a su bandeja de entrada desde una dirección de correo electrónico de uno de los Contactos en Respacio CRM, también se registrará en la pestaña de correo electrónico de ese contacto automáticamente. Lo mismo ocurre cuando envía un correo a un contacto determinado, incluso si lo envía desde su teléfono o su software de Outlook. Este email se registrará para dicho contacto a través del software para emails inmobiliarios Esto supone que usted siempre será capaz de visualizar el historial de emails intercambiados con cualquier contacto de su sistema dentro del módulo de gestión de contactos.

El módulo de software para emails inmobiliarios se sincroniza con la cuenta G Suite de su empresa. Por lo que si lee un correo electrónico desde su teléfono, este aparecerá como leido en su módulo de comunicaciones. Si usted organiza su bandeja de entrada con etiquetas, estas también aparecerán en su Bandeja de entrada de Respacio.

Si envía un email desde el software para emails inmobiliarios de Respacio, usted también puede seleccionar una propiedad en la que registrar dicho email, de manera que pueda conservar un registro dentro del módulo de gestión de propiedades de todas las veces que se ha hablado de dicha propiedad en un email con un contacto. Si usted envía una propiedad como un archivo PDF adjunto en un email (lo cual puede hacerse con un par de clics), entonces dicho email será automáticamente registrado en el historial de la propiedad, para que usted siempre sepa cuándo y a quién se han enviado los detalles de las propiedades.

Plantillas de email

Las plantillas de email usadas, junto al módulo de software para emails inmobiliarios, consiguen ahorrarnos mucho tiempo. Usted puede rellenar campos en las plantillas como nombres o detalles de la propiedad y estos pueden editarse antes de hacer el envío para tener más opciones de personalización.

Envíos a grupos

Si usted va a enviar un email a pocas personas entonces será enviado a través del sistema de Gmail. Pero si va a enviarlo a mucha gente, por ejemplo a un grupo que haya creado, entonces estos emails se considerarán campañas y se enviarán a través del sistema de Mailchimp. Puede buscar contactos dentro del sistema de Respacio aplicando casi cualquier parámetro y añadirlos a un grupo, para después usar este potente software para poder enviar un email a todos, lo cual es perfecto para campañas de marketing de segmentación.

Usted puede usar también plantillas con el software para emails inmobiliarios, ya sea para correos electrónicos individuales o para envíos masivos. Puede que usted haya diseñado, por ejemplo, una plantilla de newsletter y para enviarla a unos cuantos cientos de suscriptores se utilizará el sistema de Mailchimp. Cuando alguien se da de baja usando el link del final de la newsletter de Mailchimp, esta información se enviará al sistema de Respacio y el usuario se eliminará automáticamente de las suscripciones a las campañas de emails. Sin embargo, usted puede aún enviarle correos electrónicos individuales.

El módulo de software de correo electrónico de bienes raíces, combinado con Plantillas y Grupos, le brinda una inmensa flexibilidad para enviar correos electrónicos de cualquier tipo a los contactos y conservar automáticamente una copia de ese correo electrónico tanto en el registro de contacto como en el de propiedad.

Usar requisitos como filtro para enviar ciertas propiedades a contactos

Cuando usted añada una nueva propiedad en su sistema, podrá ver inmediatamente los contactos cuyos requisitos encajan con esta, y enviarles así un correo electrónico con los detalles de dicha propiedad directamente desde la pestaña de interesados de la propiedad, asegurándose de que las acciones de marketing para esta propiedad sean inmediatas y eficientes.

Cuando añada un nuevo contacto en el sistema, usted puede ver inmediatamente las propiedades que encajan con sus requerimeintos y enviarle los detalles de las propiedades en las que estarán interesados en unos pocos clics… o toques en la pantalla de su móvil.

Respacio es la herramienta más potente para la gestión de contactos inmobiliarios, y sin embargo es tan sencilla e intuitiva de utilizar que su equipo puede ponerse a trabajar directamente.

Módulo de contactos

El módulo de contactos de Respacio hace que la gestión de sus contactos inmobiliarios sea sencilla e intuitiva. Los contactos pueden ser potenciales compradores de bienes, vendedores, colaboradores, proveedores o cualquier combinación de esos roles. Todos tus contactos están en un solo lugar, y puedes trabajar con ellos de diferentes maneras.

Vista de la lista de contactos

El módulo de contactos de Respacio es donde se añaden, ven y editan los detalles de todos sus contactos. La Lista de Contactos muestra una lista de todos sus Contactos y Consultas. Puedes elegir qué columnas de información ves, y desplazarlas o reordenar las columnas, de modo que sólo tengas delante la información que necesitas. Así que puede elegir ver nombres, números de teléfono, correos electrónicos, nacionalidades, idiomas, el rango de precios de la propiedad que están buscando o varios otros tipos de columnas. También puedes seleccionar cuántos contactos ves en cada página o si quieres ver todos los contactos, sólo las nuevas consultas, los contactos vivos o los archivados. Desde aquí también puede importarlos o exportarlos si se le han asignado esos derechos en el módulo de gestión de usuarios. La flexibilidad de la forma de ver la lista de contactos hace que la gestión de los contactos inmobiliarios sea flexible y acelere el flujo de trabajo.

Hay una búsqueda básica para encontrar contactos rápidamente, o una búsqueda avanzada que puede buscar en casi todos los campos de los registros de contactos, incluidos los requisitos de los mismos. Así, por ejemplo, puede buscar cada contacto con un conjunto específico de requisitos y puede guardar las búsquedas que utiliza a menudo. Puedes utilizar la búsqueda avanzada para filtrar tu lista de forma que sólo veas los contactos que hablan un idioma concreto, los contactos que te han sido asignados o quizás una lista de proveedores. Hay muchas formas de filtrar la lista mediante la búsqueda, lo que facilita ver los contactos con los que quieres trabajar en ese momento.

Selección de contactos

Después de seleccionar los contactos de la lista marcándolos, puedes elegir enviarlos por correo electrónico, añadirles eventos o añadirlos a un Grupo.

Consultas

Los contactos que rellenan un formulario de consulta en sus sitios web se añaden automáticamente al sistema como una consulta, por lo que no es necesario introducir datos. Las consultas se examinan manualmente antes de convertirlas en nuevos contactos, o de fusionarlas con los contactos existentes si ya existen en la base de datos. Si la consulta ya existe como contacto (el sistema buscará coincidencias de direcciones de correo electrónico, etc.), cuando añada la consulta a los contactos, la información de la consulta se fusionará con el contacto existente. Usted tiene el control total de este proceso para evitar errores. También puede fusionar los registros de contactos más tarde, utilizando la función de fusión.

Registros de contacto

Al hacer clic en un contacto de la lista, puede entrar en el registro del contacto y ver y editar los detalles completos de ese contacto. Cada registro de contacto está dividido en una serie de pestañas para que encontrar la información que buscas sea rápido y fácil.

Ficha de datos personales

En la pestaña de Datos Personales es donde se añade la información de un contacto. Puedes añadir cualquier número de teléfono y dirección de correo electrónico a un contacto, así como sus identificadores de Skype y redes sociales. También puedes añadir sus idiomas preferidos.

Campos personalizados

Puedes añadir campos personalizados a tus contactos, por ejemplo, si quieres registrar sus NIF, números de pasaporte o los números de póliza de los seguros que les hayas vendido. Puede configurar cualquier número de campos personalizados en un contacto para reflejar la información que necesita recopilar.

Etiquetas y grupos

Puedes añadir/eliminar etiquetas en un Contacto, que coincidirán con los Grupos que hayas configurado. Se trata de una función de marketing muy útil, ya que puede, por ejemplo, enviar un correo a un grupo. Puedes añadir contactos a los grupos de varias maneras en el sistema, por lo que no es necesario añadirlos individualmente, sino que todos los grupos a los que pertenecen se muestran en esta sección. Los grupos son una función importante en la gestión de contactos inmobiliarios, ya que son una forma de ahorrar tiempo para enfocar las campañas de marketing de nicho.

Contactos vinculados

Los contactos pueden vincularse fácilmente entre sí, y puedes definir los tipos de vínculos que te resulten útiles. Por ejemplo, los tipos de enlace pueden ser «Familia", «Cónyuge", «Abogado", «Amigo". Comprender las relaciones entre los contactos es una información valiosa para la gestión de los contactos inmobiliarios, las ventas y el marketing.

Propiedades vinculadas

Por defecto, si un Contacto es vendedor de una propiedad, se establecerá un enlace entre el Contacto y la propiedad llamado «Vendedor". No obstante, puede definir y configurar cualquier tipo de enlace personalizado que necesite para la gestión de sus contactos inmobiliarios, como por ejemplo «Guarda de llaves", «Administrador del edificio", «Jardinero", de modo que cualquier tipo de contacto que sea útil para que su organización conozca puede estar vinculado a una propiedad.

Ficha de requisitos

La pestaña de Requisitos es donde se registran los requisitos de la propiedad de un comprador, que es una información clave en la gestión de contactos inmobiliarios. En esta pestaña puede seleccionar el rango de precios, y cualquier especificación de la propiedad en la que el contacto pueda estar interesado, incluyendo múltiples áreas y complejos. La información que se introduce aquí se utiliza para emparejar automáticamente los contactos con las propiedades, de modo que cuando se añade una nueva propiedad se puede ver al instante a los compradores que podrían estar interesados en ella y enviarles un correo electrónico con los detalles en unos pocos clics.

Pestaña de selecciones

La pestaña de selecciones es donde puede ver todas las propiedades que coinciden con los requisitos del cliente. También puede buscar sus propiedades con filtros adicionales para no limitarse sólo a las especificaciones que definió en la pestaña de Requisitos. Después de crear su lista de preseleccionados, puede enviar por correo electrónico los detalles de las propiedades al Contacto desde esta pestaña.

Ficha de actividades de la web

Esta pestaña muestra las búsquedas guardadas y las propiedades que el usuario tiene en sus sitios web si ha creado una cuenta. A la hora de tratar con un contacto, es útil conocer las propiedades que ha marcado como favoritas y las buscadas que ha guardado.

Pestaña de eventos

La pestaña de Eventos es un registro de todos los eventos pasados y futuros asociados con el Contacto, y también mostrará cualquier propiedad o usuario del sistema con el que esté asociado el evento. Usted puede definir los tipos de eventos en el Módulo Maestro, pero los tipos por defecto incluyen Visitas, Reuniones, Llamadas telefónicas y Seguimientos. Los eventos son el corazón de su información de gestión de contactos inmobiliarios, y se muestran en su lista de tareas. En esta pestaña puede añadir nuevos eventos y tareas futuras que deben completarse para usted o para sus colegas, y estos también se mostrarán en la lista de Calendario y Tareas del usuario correspondiente del sistema. Cuando se envían detalles de la propiedad a un cliente, se registra automáticamente en esta pestaña de Eventos.

Pestaña de correos electrónicos

La pestaña de correos electrónicos ofrece un historial completo de todos los correos electrónicos enviados y recibidos del contacto. Los correos electrónicos se registran automáticamente en la pestaña, incluso si los envías desde la aplicación de Gmail en tu teléfono, pero también puedes enviar correos electrónicos directamente desde esta pestaña al Contacto. El registro automático de los correos electrónicos hace que la gestión de los contactos inmobiliarios no suponga ningún esfuerzo.


El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) europeo tiene serias implicaciones para las agencias inmobiliarias que operan en España y en toda Europa. La ley afectará a sus sitios web y a cualquier otro sistema que utilice para conservar los datos de los usuarios, incluido su CRM, así como a la forma en que debe trabajar. El próximo GDPR para los agentes inmobiliarios en España es algo para lo que hay que prepararse si no lo has hecho ya.

Una agencia inmobiliaria recoge datos sobre sus clientes y, según la nueva ley, el agente se define como responsable del tratamiento de datos. Como controlador de datos, usted es responsable de garantizar que los sistemas que utiliza cumplen la ley.

La mayoría de las agencias inmobiliarias son pequeñas o medianas empresas, y algunas ni siquiera han oído hablar de la normativa, pero la ignorancia no es excusa. Las multas por incumplimiento son astronómicas y le dejarán fuera del negocio, por lo que debe asegurarse de que está cubierto.

GDPR para sitios web de agentes inmobiliarios

La primera y más obvia cuestión que presenta el GDPR para las agencias inmobiliarias en España es el cambio que requiere su aviso de cookies. Cuando las cookies pueden identificar a una persona a través de su dispositivo (ya sea por sí solas o en combinación con otra información), se consideran datos personales. No todas las cookies se utilizan de forma que puedan identificar a los usuarios, pero la mayoría sí, como las cookies de análisis, publicidad y servicios funcionales, como las herramientas de encuestas y chat.

Mensajes como «Al utilizar este sitio, usted acepta las cookies" no cumplen con el GDPR. Es necesario ofrecer la posibilidad de elegir libremente, lo que significa una casilla de verificación con las preferencias de aceptación (no de exclusión) de las cookies, y los usuarios deben poder cambiar sus opciones en cualquier momento.

Tipos de cookies

Cuando su sitio web se carga para un nuevo usuario, sólo deben cargarse las cookies necesarias para la funcionalidad del sitio.

El usuario debe ser consciente de que se cargarán algunas cookies en su navegador para que el sitio funcione correctamente. Esto debería ser en forma de un banner de aviso de cookies, que debe mostrarse de forma destacada.

Las cookies funcionales permitirán que el sitio recuerde qué propiedades han buscado para presentarles la lista correcta, o recordar sus preferencias de cookies.

El segundo tipo de cookies son las que recogen datos estadísticos de los usuarios, como algunas de las cookies de Google Analytics. Aunque estas cookies no recogen datos que puedan identificar a un usuario, el usuario debe poder optar por no utilizarlas. Esta opción debería estar disponible en el banner de las cookies, normalmente en forma de casilla.

El tercer tipo de cookie sí identifica al usuario individualmente. Entre estas cookies se encuentran las de Google Analytics, que registran el dispositivo y la ubicación del usuario, así como las establecidas por redes publicitarias como Google o Facebook. Estas cookies de marketing requieren que el usuario acepte su uso, de nuevo mediante una casilla de verificación. Esta casilla debe estar desmarcada por defecto para que el usuario tenga que optar por su uso.

Cualquier formulario de su sitio web que el usuario rellene, como los formularios de contacto, las suscripciones a boletines informativos y otros formularios, debe tener un aviso claro que indique que los datos se recogerán y tratarán. El usuario tiene que aceptar (no excluirse) que está de acuerdo con esto, por lo que debe haber una casilla para que lo haga.

Un ejemplo de aviso podría ser el siguiente:

Este formulario recoge su nombre y su correo electrónico para que podamos enviarle boletines con artículos interesantes y las últimas novedades inmobiliarias. Consulte nuestra política de privacidad para saber más sobre cómo protegemos y gestionamos los datos que nos envía.

Al hacer clic en «Política de privacidad", el usuario debería acceder a una página de su sitio web que contenga su política de privacidad conforme al GDPR. Esta política de privacidad revelará por completo sus prácticas de recopilación y almacenamiento de datos, véase más abajo para obtener más información.

Los datos del formulario cumplimentado deben ser fechados y almacenados para que puedan ser recuperados posteriormente en un proceso de auditoría al que acceda el usuario.

Es preferible utilizar un proceso de doble opt-in para las suscripciones de marketing, como los boletines de noticias.

Aviso sobre la política de privacidad del sitio web

Debe tener una política de privacidad que sea concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso y que esté escrita en un lenguaje claro y sencillo. Si tiene un sitio web multilingüe, esta política debe estar disponible en todos los idiomas.

Es satisfactorio poner un enlace a su página de política de privacidad en el pie de página de su sitio web, pero también debería enlazar con la página siempre que pida a un usuario que consienta que se recojan sus datos (véase más arriba).

Su política de privacidad debe incluir la siguiente información:

  • Su identidad y datos de contacto (de la empresa)
  • Qué datos se recogen
  • La base jurídica para el tratamiento de los datos
  • Detalles de los terceros con los que se comparten los datos
  • Cómo se utilizará la información
  • Cuánto tiempo se almacenarán los datos
  • Los derechos del usuario
  • Cómo puede el usuario presentar una reclamación

Si tiene algún formulario de precalificación hipotecaria, puede que tenga que incluir que los datos pueden estar sujetos a la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles e información sobre cómo se toman las decisiones, su importancia y sus consecuencias.

Acceso del usuario a los datos almacenados

Los usuarios de los sitios web de las agencias inmobiliarias tienen derecho a acceder a los datos que han facilitado y a modificarlos, eliminarlos o descargarlos. Los datos incluyen los comentarios que hayan hecho en su sitio web, las suscripciones al boletín informativo, los formularios de contacto que hayan rellenado o cualquier otro formulario en el que hayan añadido datos personales.

Si los datos del usuario se guardan en el sitio web, deben poder acceder a ellos fácilmente. Una solución a este elemento del GDPR para las agencias inmobiliarias en España es permitir a los usuarios solicitar un enlace que se les envía por correo electrónico y que lleva a una página temporal donde pueden ver, descargar y eliminar sus registros.

El problema es que hay muchas formas diferentes de mantener y estructurar los datos en un sitio web, y muchas plataformas web diferentes. Si su sitio web está construido en la plataforma WordPress, por ejemplo, hay una multitud de plugins de formularios de contacto y boletines informativos entre los que puede elegir y cada uno de ellos almacena los datos de una manera diferente.

Muchos sistemas no guardan los datos en el sitio web, sino que le envían un correo electrónico o, en el caso de Respacio, inyectan los datos directamente en su CRM. Si esos datos no se almacenan en su sitio web, sino en su CRM, entonces debe haber un proceso claro que muestre cómo se pueden ver, editar, eliminar y descargar los datos, véase la sección sobre sistemas de gestión de contactos más adelante.

Si los datos se guardan en su servidor de correo electrónico, tendrá que poder enviar copias de esos correos electrónicos a sus clientes si lo solicitan y borrarlos si es necesario (a menos que haya una razón legal para no hacerlo).

Seguridad de los datos

La seguridad de los datos es un elemento clave del GDPR. Es su responsabilidad garantizar la seguridad de los datos de los usuarios en su sitio web. Debe asegurarse de que las contraseñas son lo suficientemente complicadas para que no puedan ser fácilmente pirateadas y de que dispone de un software para proteger sus datos de terceros malintencionados y para detectar si el sitio ha sido pirateado.

Procesos de violación de datos

En caso de que se produzca una filtración de datos, debe tener un proceso preparado para aplicarlo. Si su sitio web ha sido hackeado, lo primero que tiene que hacer es saber que esto ha sucedido. Debe tener instalado un software que pueda detectar dicho hackeo y alertarle.

Si el hackeo ha dado lugar a una posible filtración de datos, hay que informar a los usuarios cuyos datos pueden haber sido robados y a las autoridades en un plazo de 72 horas. El GDPR para los agentes inmobiliarios en España significa asegurarse de tener un proceso preparado en caso de que se produzca dicha infracción.

GDPR para los sistemas de gestión de contactos de los agentes inmobiliarios

Tanto si almacena sus datos de contacto en una hoja de cálculo, en un sistema en un servidor local o en una nube, su almacenamiento de datos está sujeto a la nueva normativa del GDPR.

Como agente inmobiliario que recoge y procesa datos, se le define como «responsable del tratamiento" en la normativa. Si almacena esos datos en sus propios ordenadores, también es un «procesador de datos" y se le aplicarán otras normas. Es un escenario mucho mejor utilizar un sistema de gestión de contactos inmobiliarios basado en la nube para limitar sus responsabilidades que los sistemas basados en un PC o en un servidor local. Los sistemas populares basados en servidores/ordenadores, como Infocasa, dificultan mucho el acceso o la edición de los datos por parte del usuario.

Si su CRM no cumple la ley, ¿qué significa para usted? Como responsable del tratamiento de datos, sus obligaciones no cambian. Todavía se espera que cumpla y sus días de gracia terminan el25 de mayo. ¿Qué hará si sus clientes solicitan ver (Art. 15 GDPR – Derecho de acceso del interesado), editar (Art. 16 GDPR Derecho de rectificación), solicitud de supresión (Art. 17 GDPR Derecho al borrado («derecho al olvido") o a la descarga (Art. 20 GDPR Derecho a la portabilidad de los datos) sus datos personales?

Hay tres áreas clave que hay que tener en cuenta: el acceso de los usuarios a los datos y su capacidad para editar y eliminar sus registros, la seguridad de los datos y cómo hacer frente a una infracción.

Hemos mirado 62 sistemas de gestión de contactos que ofrecen sistemas inmobiliarios específicos para España y descubrimos que ninguno de sus sitios web mencionaba que cumpliera o incluso se preparara para la GDRP (o RGPD como se denomina en español). ¿Quizás sea el momento de considerar la migración a Respacio?

Los usuarios controlan sus datos

Como hemos visto, un usuario debe poder acceder, editar y borrar sus datos. Sin embargo, en una agencia inmobiliaria típica, los datos de los usuarios pueden estar en una variedad de lugares y este elemento del GDPR para los agentes inmobiliarios en España puede ser complicado de cumplir.

Deberá realizar una auditoría de datos para conocer todos los lugares en los que pueden estar almacenados los datos de los usuarios. Si utiliza un sistema como Respacio, esto es mucho más fácil ya que los datos están centralizados y el sistema está preparado para el GDPR.

Los lugares en los que se pueden almacenar los datos personales pueden ser:

  • Su sistema de gestión de contactos
  • Su sistema de correo electrónico
  • Su sistema financiero
  • Redes sociales
  • Hojas de cálculo
  • Otras bases de datos
  • Herramientas de marketing electrónico

Si un usuario necesita una copia de sus datos, entonces necesitará una copia de cada instancia, en todos estos lugares.

Es probable que sus sistemas de gestión de contactos y de correo electrónico sean los principales silos de información y debe asegurarse de que, si lo solicita, un usuario pueda acceder a esta información.

En el sistema Respacio se puede conceder a un usuario un inicio de sesión de acceso personal al sistema en el que puede ver sólo sus propios datos, incluyendo su registro, la correspondencia por correo electrónico y cualquier evento, documento u hoja de cálculo asociados a él.

Pueden editar esta información y solicitar su eliminación. Todos los registros sobre ese usuario que pueden identificar a la persona se eliminan o se anonimizan. Este proceso es mucho más fácil cuando la información está centralizada.

Debe asegurarse de que existen procesos similares en el CRM que utiliza.

Seguridad de los datos de CRM

Si utiliza un CRM y otros sistemas que guardan registros en sus propios servidores u ordenadores, entonces las nuevas leyes le clasificarán como procesador de datos además de controlador de datos. Como procesador de datos tendrá que asegurarse de que cumple con los requisitos de seguridad del GDPR. En este caso, deberá ponerse en contacto con su empresa de informática y realizar una auditoría completa.

Muchos de los sistemas CRM diseñados por las agencias inmobiliarias en España se basan en servidores locales o PCs y todos los datos de los clientes se guardan en ellos. Para proteger y limitar sus responsabilidades legales y reducir los costes, debería pasarse a un sistema basado en la nube que le proporcionará más seguridad para sus datos.

El GDPR es muy claro en cuanto a que la seguridad de los datos de los usuarios es su responsabilidad y que debe hacer todo lo posible para garantizar que estén seguros y protegidos.

El punto más débil de entrada a cualquier sistema son las credenciales del usuario, el nombre de usuario y la contraseña. Debe asegurarse de que los usuarios de su sistema no utilicen contraseñas cortas y sencillas que sean fáciles de piratear. Si lo son, entonces, según el GDPR, esto se consideraría un fallo de seguridad y, en el caso de una violación de datos en la que su sistema haya sido penetrado a través de un sistema de contraseñas inadecuado y se haya producido una violación de datos, podría ser responsable de una multa.

Las contraseñas también deberían restablecerse a intervalos regulares e idealmente, como en el caso de Respacio, un usuario no podría iniciar sesión desde múltiples lugares o dispositivos. Esto ayuda a evitar el acceso no autorizado y garantiza el cumplimiento del GDPR para los agentes inmobiliarios en España.

Violación de datos

En el caso de que se produzca una violación de datos y los registros de los usuarios puedan haber sido comprometidos, es su responsabilidad informar a los usuarios y a las autoridades que puedan haberse visto afectados de que se ha producido la violación y de los datos personales que puedan haberse tomado en un plazo de 72 horas. Debe tener un proceso establecido para hacerlo.

El sistema Respacio, por ejemplo, proporciona la infraestructura para llevar a cabo un proceso de violación de datos, pero en las circunstancias en que los datos se mantienen en sus propios servidores, tendrá que implementar este proceso usted mismo.

Otros procesos para cumplir con el GDPR para las agencias inmobiliarias en España

Los walk-ins y el GDPR

Si un cliente entra en su oficina y se inscribe en su agencia, tendrá que firmar un formulario de consentimiento en el que se explica que usted guardará y procesará sus datos. Este formulario debe informarles de sus derechos legales, del mismo modo que su política de privacidad. Si tiene la intención de enviarles un boletín de noticias, deben marcar una casilla en este formulario dando su consentimiento para hacerlo. Debe guardar este formulario firmado en caso de una futura auditoría.

Colaboradores y otros agentes con los que trabaja

Si tiene colaboradores que introducen prospectos en su empresa, o usted introduce prospectos en otra empresa, necesitará el permiso del cliente. Conseguir su consentimiento por teléfono no es suficiente, a menos que el consentimiento se registre con su consentimiento previo. También deberá conservar este consentimiento en caso de una futura auditoría.

Por lo tanto, debe asegurarse, sea cual sea el lado de esa ecuación en el que se encuentre, de que su colaborador cumple con el GDPR o puede ser responsable. Esto implicará la firma de un contrato entre las dos partes.

Los colaboradores que le presenten clientes deben acordar deben firmar un contrato con usted en el que se declare que cumplen con el GDPR y que todos los clientes cuyos datos se le pasen a usted han consentido específicamente esa transferencia de datos, y su empresa ha sido nombrada como receptora de los datos. Como precaución adicional, puede enviar un correo electrónico al cliente para informarle de la información que se le ha transmitido y confirmar su permiso para procesarla.

Un resumen de los pasos que debe dar para el GDPR

A continuación se presenta una lista de comprobación que debe realizar para garantizar que su organización cumple con el GDPR:

Páginas web

  1. Compruebe que está mostrando un aviso de cookies correctamente y que los usuarios optan por las cookies que pueden identificarlos, como las cookies de marketing
  2. Asegúrese de que existe un proceso por el cual los usuarios pueden ver, editar, descargar y eliminar sus datos si se mantienen en una base de datos en su sitio web.
  3. Actualice su software de seguridad para poder detectar cualquier violación de datos
  4. Cambie las contraseñas con regularidad y asegúrese de que tengan al menos 10 caracteres, utilizando una mezcla de mayúsculas, no mayúsculas y símbolos.
  5. Poner en marcha un proceso en caso de violación de datos para informar a las autoridades y a los usuarios.
  6. Actualice su política de privacidad y su política de cookies.
  7. Asegúrese de que todos los formularios avisan a los usuarios de que deben dar su consentimiento para almacenar y procesar los datos.

Sistemas de gestión de contactos

  1. Asegúrese de que el sistema de gestión de contactos que utiliza cumple con el GDPR
  2. Consolide los datos de sus usuarios en un solo lugar, como su CRM, para que en caso de una solicitud de datos se pueda agilizar el proceso
  3. Permitir a los usuarios la opción de ver, editar, descargar y eliminar sus datos
  4. Asegúrese de que dispone de protocolos de seguridad adecuados, como el uso de contraseñas seguras, el cambio periódico de las mismas y la garantía de que los usuarios sólo pueden iniciar sesión desde un dispositivo a la vez.
  5. Poner en marcha un proceso en caso de violación de datos para informar a las autoridades y a los usuarios.

Procesos generales de oficina

  1. Forme a su equipo para que entienda sus obligaciones y lo que significa el GDPR para agentes inmobiliarios en España en su forma de trabajar.
  2. Examine sus sistemas para saber dónde se encuentran los datos de los clientes, como hojas de cálculo, herramientas de marketing y otros programas informáticos, y consolídelos en un solo lugar.
  3. Garantizar que se obtiene el consentimiento de los clientes que acuden a la consulta y llamar por teléfono a los clientes para obtener su consentimiento para almacenar y procesar sus datos.
  4. Revisar y actualizar sus procesos y contratos con los agentes introductores y otros colaboradores

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ofrece un sistema para ayudarle a crear acuerdos con sus proveedores y clientes, así como la redacción de consentimientos en inglés y español. Puede encontrar la herramienta aquí.

Podemos ayudarle.

Podemos ayudarle a cumplir la normativa. Podemos revisar su sitio web, recomendar y el software adecuado para garantizar que cumplen con los requisitos del GDPR y, si lo desea, también podemos implementarlo por usted.

También podemos ayudarle con sus sistemas de gestión de contactos. Respacio cumple con el GDPR, y podemos migrar los datos de sus sistemas existentes para que no se pierda nada.

Si desea que le ayudemos, sólo tiene que rellenar el siguiente formulario para obtener una evaluación gratuita y sin compromiso de su sitio web, información sobre cómo migrar al CRM de Respacio o simplemente para mantenerse en contacto con las últimas novedades sobre cómo afecta el GDPR a los agentes inmobiliarios en España.

Descargo de responsabilidad Hemos hecho todo lo posible para garantizar la exactitud y fiabilidad de la información proporcionada en este informe sobre el GDPR para los agentes inmobiliarios en España.. Sin embargo, la información se proporciona «tal cual" sin garantía de ningún tipo. No aceptamos ninguna responsabilidad por la exactitud, el contenido, la integridad, la legalidad o la fiabilidad de la información contenida. No seremos responsables de ninguna pérdida o daño de cualquier naturaleza (directa, indirecta, consecuente o de otro tipo), ya sea por contrato, agravio o de otro modo, que pueda surgir como resultado de su uso (o falta de uso) de la información contenida en este artículo.